I. Akta osobowe pracownika

1. Nowa ustawa oraz rozporządzenie wykonawcze zmieniające zasady prowadzenia i okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – których pracowników dotyczą nowe regulacje?

2. Dokumentacja pracownicza prowadzona w formie elektronicznej – obowiązki pracodawcy

3. Teczka z aktami osobowymi z podziałem na części: ABCD

• rodzaje dokumentów gromadzonych w części A
• rodzaje dokumentów gromadzonych w części B
• rodzaje dokumentów gromadzonych w części C
• rodzaje dokumentów gromadzonych w części D
• odmienne zasady prowadzenia akt osobowych

4. Kwestionariusze osobowe: kandydata na pracownika oraz pracownika

5. Katalog danych osobowych i dokumentów członków rodziny pracownika, których przetwarzanie jest dopuszczalne przez pracodawcę, w tym dokumenty przetwarzane dla potrzeb zfśs

6. Dokumentacja pracownicza regulowana przepisami bhp

8. Dokumentacja pracownicza związana z karami porządkowymi

9. Informowanie pracowników o monitoring oraz inne dokumenty związane z zatrudnieniem pracowniczym

• dokumentacja związana z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy
  • tworzenie papierowych i elektronicznych rozkładów czasu pracy
  • wniosek pracownika o ruchomy czas pracy
  • listy obecności
  • zakres obowiązkowych  informacji w karcie ewidencji czasu pracy
    • podróż służbowa – jak rozliczyć i dokumentować czas pracy – przykłady, orzeczenia SN
    • ruchomy czas pracy po ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy
    • zasady wnioskowania oraz odpracowania przez pracownika wyjścia w godzinach pracy dla celów prywatnych obowiązujące po
    • ostatnich zmianach Kodeksu pracy
    • wniosek o wolne celem załatwienia spraw prywatnych
• dokumentacja urlopowa
• dokumentacja płacowa
• pozostałe dokumenty, w tym dot. przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej

10. Przepisy o okresach przechowywania i wydawania dokumentacji dokumentów pracowniczych. Pozostałe zmiany w kodeksie pracy

• Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat – których pracowników będą obowiązywały nowe terminy przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych
• Raporty informacyjne do ZUS – zakres, zasady przekazywania
• Uprawnienia pracowników dotyczące pozyskiwania od pracodawców dokumentacji pracowniczej
  • w trakcie zatrudnienia
  • związku z upływem obowiązujących okresów przechowywania dokumentów pracowniczych po zakończeniu stosunku pracy
• Bezgotówkowy sposób wypłaty wynagrodzenia za pracę – wymagane dokumenty
• Obowiązujące pracodawców terminy na dostosowanie do nowych regulacji dot. prowadzenia, przetwarzania i przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej
• Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko pracownikom związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej

II. Druki: umowy o pracę, oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę, świadectwo pracy

1. Umowa o pracę

2. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę

3. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenie

4. Inne dokumenty obowiązkowo stosowane w zatrudnieniu pracowników

5. Świadectwo pracy

• aktualny wzór świadectwa pracy
• tryb i forma wnioskowania o wydanie świadectwa pracy po zmianie przepisów
• wydawanie świadectwa pracy członkom rodziny po zmarłym pracowniku w świetle ostatnich zmian

III. Czas pracy

1. Czas pracy 2021 – podstawy prawne

• Kodeks pracy  oraz rozporządzenie obowiązujące od 2019 r. regulujące – nowe zasady prowadzenia  dokumentacji pracowniczej związanej z czasem pracy
• Obligatoryjne  zapisy dot. czasu pracy w regulaminie pracy
• Porozumienia: z przedstawicielem załogi / lub ze związkami zawodowymi / nt. rozkładów czasu pracy i okresów rozliczeniowych po wejściu w życie 01.01.2019 r. zmian w ustawie o związkach zawodowych
• Zapisy dot. czasu pracy w umowach o pracę oraz w indywidualnej  informacji o warunkach zatrudnienia

2. Systemy czasu pracy – korzyści i mankamenty z punktu widzenia pracodawcy oraz uprawnienia wynikające dla pracownika przy zastosowaniu systemów

• Podstawowy
• Równoważny
• Zadaniowy
• Skrócony czas pracy oraz praca weekendowa
• Praca w systemach i rozkładach czasu pracy: zmianowe, czterobrygadowe
• Normy: dobowa i tygodniowa czasu pracy i zasada średnio pięciodniowego tygodnia pracy
• Okresy rozliczeniowe czasu pracy obowiązujące w b.r. (w tym możliwość wprowadzenia 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych czasu pracy)
• Doba robocza, a praca w warunkach jej przekroczenie w świetle ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy.
• Ruchomy czas pracy w praktyce

3. Minimalny odpoczynek od pracy w różnych systemach czasu pracy

• Minimalny obowiązkowy, nieprzerwany odpoczynek pracownika: 11-godzinny dobowy i 35-godzinny tygodniowy
• Dopuszczalne prawem odstępstwa w zakresie minimalnego wypoczynku dobowego
• Sytuacje, w których można stosować krótszy niż 35-godzinny wypoczynek  tygodniowy
• Wymiar czasu pracy, system, rozkład czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe: jak wybrać najkorzystniejsze rozwiązania uwzględniając specyfikę firmy?

4. Wymiar czasu pracy w 2021

• Harmonogramy i indywidualne grafiki czasu pracy z uwzględnieniem najnowszych zmian
• Plan pracy, a rozliczenie czasu faktycznie przepracowanego
• Wpływ zwolnienia lekarskiego na rozliczenie czasu pracy
• Urlop wypoczynkowy, a zmiana grafiku/harmonogramu czasu pracy
• Rozliczenia czasu pracy w przypadku nieprzepracowania przez pracownika pełnego okresu rozliczeniowego

5. Praca w godzinach nadliczbowych

• Dodatki 50%
• Dodatki 100% za godziny nadliczbowe
• Udzielania czasu wolnego za nadgodziny: na wniosek pracownika
• Udzielania czasu wolnego za nadgodziny: bez wniosku pracownika
• Dyżur domowy pracownika i dyżur na terenie zakładu pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania
• Przerwy w pracy: odpłatne, w tym w związku z zagrożenia w środowisku pracy (przykłady)

6. Praca w dniu wolnym, niedziele i święta – w tym odmienne zasady rekompensowania dla poszczególnych grup pracowniczych, w tym  osób na stanowiskach kierowniczych

7. Ograniczenia pracy w niedzielę i święta w handlu 2018 -2021

8. Praca w nocy a praca w porze nocnej – różne zakresy pojęć, zastosowanie i rozliczanie

9. Rozliczanie przepracowanych godzin nadliczbowych oraz udzielanie wolnego od pracy

• Kiedy pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie, a kiedy przysługuje czas wolny – praca na przykładach, ryczałt za godziny nadliczbowe
• Rozliczenie godzin nadliczbowych z tytułu pracy w dniu wyznaczonym jako wolny celem zachowania średnio pięciodniowego tygodnia pracy
• Czas wolny za nadgodziny udzielany na wniosek pracownika
• Czas wolny za godziny nadliczbowe bez wniosku pracownika tj. z inicjatywy pracodawcy
• Wolne na załatwianie spraw osobistych
• Wolne celem opieki nad dzieckiem na podst. art. 188 kp. w dniach lub godzinach

10. Dokumentowanie czasu pracy  w świetle rozporządzenia a RODO

• Listy obecności i elektroniczna rejestracja pobytu na terenie zakładu pracy, a karta ewidencji czasu pracy
• Zasady i forma prowadzenia ewidencji czasu pracy –  dodatkowe wymogi od 2019r.
• Dokumentowanie czasu pracy w trakcie podróży służbowej, w tym odmienne zasady dot. czasu pracy kadry kierowniczej i osób zarządzających firmą
  • gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą dot. czasu pracy po wejściu w życie w 2019 r. nowego rozporządzenia .
  • od 2019 nowe terminy przechowywania dokumentacji dot. czasu pracy
  • udostępnianie dokumentacji o czasie pracy w świetle RODO

11. Czas pracy kadry kierowniczej: kierowników jednostek organizacyjnych, kierownika zespołu / dowódcy zmiany, brygadzistów – różnice wynikające z Kodeksu pracy. Aktualne interpretacje Państwowej Inspekcji Pracy

12. Konsekwencje naruszania przepisów o czasie pracy dla pracownika i dla pracodawcy

• Kary porządkowe wymierzane przez pracodawcę dla pracowników nieprzestrzegających przepisów o czasie pracy
• Obowiązki oraz zakres odpowiedzialności: pracodawcy, kierowników/dowódców zmiany / brygadzistów z tytułu niewłaściwej organizacji i rozliczenia czasu pracy podległych pracowników (odpowiedzialność porządkowa, odpowiedzialność karna)
• Najczęściej popełniane błędy w zakresie planowani i rozliczania czasu pracy, jak ich uniknąć